Dokumentacja w polskim sektorze publicznym – czy jesteśmy gotowi na cyfrową rewolucję?

Warszawa, 4 października 2018 – Polskie instytucje wciąż korzystają głównie z dokumentacji w formie papierowej; w tym roku Stołeczna Komenda Policji ogłosiła przetarg na 48 777 ryz papieru , czyli ponad 24 mln kartek. Do bezpiecznego zarządzania dużą ilością treści i danych niezbędny staje się elektroniczny obieg dokumentów, co potwierdzają kolejne inwestycje i plany administracji. Tylko w latach 2014–2020 niemal 77 mld euro ma być przeznaczonych głównie na tworzenie e-usług publicznych .

Nawet 40% czasu pracy to szukanie informacji w mailach, na dyskach czy w archiwach – znalezienie właściwego dokumentu zajmuje średnio nawet 18 minut . Aby temu zaradzić, w biznesie na szeroką skalę stosuje się m.in. systemy ECM (ang. Enterprise Content Management), które umożliwiają inteligentną klasyfikację, archiwizację oraz przetwarzanie danych i dokumentów papierowych do formy cyfrowej.

E-urzędy w praktyce
Elektroniczne zarządzanie dokumentami zmienia już polskie urzędy. Za pomocą profilu zaufanego online można załatwić nawet 500 rodzajów spraw urzędowych , a wiele kolejnych projektów, takich jak mDowód czy mPrawo jazdy, jest w trakcie realizacji. Na system elektronicznej identyfikacji danych rząd przeznaczył 5 mln zł, a jego utrzymanie będzie kosztowało kolejne 8 mln zł rocznie . W praktyce takie inicjatywy nie zawsze przekładają się na wyeliminowanie papierowych dokumentów. Powodem częściowo jest… sam petent.

Potencjał do wykorzystania
Mimo że e-usług przybywa, w 2016 roku skorzystało z nich jedynie 18,8% obywateli. Według planów do 2020 roku odsetek ten ma wzrosnąć do 32% , jednak to wciąż niewiele. Badanie „e-Administracja w oczach Internautów” przeprowadzone w 2016 roku wykazało, że niemal co trzeci respondent nie był wówczas przekonany do skuteczności załatwiania spraw urzędowych online. Przy tym prawie 20% ankietowanych nie wiedziało, na jaką wejść stronę, aby załatwić swoją sprawę przez internet, bo usługi były zbyt rozproszone.

Duże wyzwanie stanowi także rozdrobnienie systemów i rejestrów należących do administracji publicznej. Obecnie jest ich ponad 680 , nawet kilkadziesiąt w przeciętnym urzędzie gminy. Często nie jest możliwe zapewnienie komunikacji pomiędzy istniejącymi systemami, więc w niektórych placówkach dane wciąż trzeba przepisywać ręcznie z jednej bazy do drugiej. Wydłuża to oczekiwanie na decyzję i może powodować gubienie przetwarzanych wielokrotnie dokumentów.

– Elektroniczny obieg dokumentów może znacząco skrócić czas oczekiwania na rozpatrzenie wniosków i zwiększyć bezpieczeństwo danych. Ważnym czynnikiem cyfryzacji jest jednak ujednolicenie środowisk IT. Posiadanie wielu dostawców usług i systemów cyfrowego obiegu dokumentów generuje niepotrzebne koszty i zabiera czas. Tymczasem organizacja danych jest możliwa w ramach jednej usługi, bez konieczności kupowania sprzętu czy serwerów. Jak pokazują rządowe badania, oprócz kwestii technicznych należy pamiętać także o edukacji – do cyfryzacji muszą przekonać się zarówno decydenci i urzędnicy, jak i sami obywatele – podsumowuje Michał Bojanowski, menedżer ds. rozwoju biznesu w Konica Minolta.

O Konica Minolta

Konica Minolta dostarcza kompleksowe usługi IT, oferując szeroki wachlarz rozwiązań optymalizujących procesy biznesowe w średnich i dużych organizacjach. Firma posiada w swoim portfolio rozwiązania w zakresie infrastruktury IT i bezpieczeństwa. Jest również liderem na rynku druku produkcyjnego i przemysłowego oraz czołowym dostawcą biurowych urządzeń wielofunkcyjnych. Konica Minolta specjalizuje się w doradztwie biznesowym i nowoczesnych technologiach, dostarczając szereg wiodących na świecie systemów i metod druku. Regularnie inwestuje w badania i rozwój, wyznaczając przy tym wysokie standardy na rynku. Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o. wchodzi w skład grupy Konica Minolta,  Inc. z siedzibą w Japonii. Dysponuje najbardziej rozbudowaną strukturą obsługi serwisowej i sprzedażowej w Polsce, obsługując klientów w 15 oddziałach w całej Polsce.

Więcej informacji o firmie i produktach znajduje się na stronie internetowej Konica Minolta:
www.konicaminolta.pl

Top